Kriterien zur Auswahl einer digitalen Vertragsmanagementlösung

Wie Sie heute die Weichen für effiziente, sichere und automatisierte Vertragsprozesse stellen

Verträge bilden das Rückgrat jeder Geschäftsbeziehung – sie regeln Leistungen, Fristen, Kosten, Rechte und Pflichten. Doch in vielen Unternehmen werden sie noch immer manuell verwaltet, unübersichtlich abgelegt oder mit Excel‒Listen überwacht. Das führt nicht nur zu Ineffizienzen, sondern birgt auch rechtliche Risiken und verpasste Chancen zur Automatisierung.

Wer den Vertragslebenszyklus wirklich digitalisieren und automatisieren möchte, braucht mehr als ein reines Dokumentenablagesystem. Es braucht eine Lösung, die Vertragsmanagement und Vertragserfüllung integriert – und dabei End‒to‒End‒Prozesse unterstützt, die in bestehende Systeme wie SAP eingebunden sind.

In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Kriterien bei der Auswahl einer Vertragsmanagementlösung entscheidend sind, warum der Abgleich von Soll und Ist so wichtig ist – und wie Sie den Grundstein für digitale, effiziente und sichere Vertragsprozesse legen.

1. Verträge ganzheitlich denken: Management & Leistung im Fokus

Ein Vertrag ist nicht nur ein rechtliches Dokument, das zu einem bestimmten Zeitpunkt unterzeichnet wird – er ist ein lebendiger Bestandteil der operativen Geschäftstätigkeit. Verträge regeln Pflichten und Rechte, steuern Zahlungsflüsse, definieren Lieferumfänge, legen Fristen fest und bilden häufig die Grundlage für unternehmerische Entscheidungen. Um diesen komplexen Anforderungen gerecht zu werden, muss eine moderne Vertragsmanagementlösung zwei zentrale Komponenten vereinen:

1. Vertragsmanagement im engeren Sinne:

Hier geht es um die strukturierte Verwaltung des Dokuments und seiner Metadaten. Dazu zählen Funktionen wie:

Erstellung und Versionierung von Verträgen
Prüfungs‒ und Freigabeprozesse
Revisionssichere Ablage und Archivierung
Rollen‒ und Berechtigungsmanagement
Zentrale Recherche und Auswertung

2. Leistung aus dem Vertrag heraus steuern:

Ein Vertrag muss nicht nur existieren – er muss gelebt werden. Das bedeutet:

Nachverfolgung von Fristen, Kündigungen und Verlängerungen
Überwachung von vereinbarten Leistungen und Lieferterminen
Automatisierter Abgleich zwischen Vertrags‒Soll und Leistungs‒Ist (z. B. Budget, Kontingente, SLA)
Anbindung an Buchhaltungs‒, Einkaufs‒ oder ERP‒Systeme zur Integration in bestehende Prozesse

Warum diese Unterscheidung so wichtig ist:

Nur wenn beide Aspekte – das formale Management des Vertrags und die operative Umsetzung seiner Inhalte – in einer Lösung zusammengeführt werden, kann ein echter End‒to‒End‒Vertragsprozess entstehen. Dieser ermöglicht nicht nur eine vollständige Digitalisierung und Automatisierung, sondern auch Transparenz, Effizienz und Compliance im Vertragswesen.

Gerade bei der Auswahl eines Vertragsmanagementsystems oder einem Tool für die digitale Vertragsverwaltung sollte diese Unterscheidung deshalb von Anfang an mitgedacht werden:

2. Die Vorteile einer integrierten Vertragsmanagementlösung in SAP

Für Unternehmen, die bereits mit SAP arbeiten, liegt der größte Hebel für effizientes Vertragsmanagement und eine digitale Vertragsverwaltung in der vollständigen Integration innerhalb der bestehenden Systemlandschaft. Eine Lösung wie CUNO/4, die nativ in SAP eingebettet ist, bietet entscheidende Vorteile – sowohl technologisch als auch prozessual.

Anstatt Vertragsprozesse über externe Tools oder parallele Systeme abzubilden, werden sie dort gesteuert, wo die relevanten Daten ohnehin liegen: im SAP-System. Das reduziert nicht nur Komplexität, sondern erhöht auch die Prozessgeschwindigkeit, Transparenz und Compliance.

Die wichtigsten Vorteile im Überblick:

🔗 Tiefe Systemintegration:

CUNO/4 ist vollständig in SAP integriert. Dadurch entfällt die Notwendigkeit externer Schnittstellen oder aufwändiger Datenübertragungen. Die Vertragsverwaltung wird ein nahtloser Bestandteil Ihrer zentralen IT‒Architektur.

📂 Nutzung bestehender SAP‒Strukturen:

Bereits vorhandene Stammdaten (wie Kreditoren, Debitoren, Materialien), Berechtigungskonzepte und Genehmigungsworkflows werden übernommen – das sorgt für Konsistenz, vermeidet doppelte Pflege und spart Zeit.

🤝 Förderung der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit:

Einkauf, Finanzen, Recht, IT oder Compliance – alle relevanten Fachbereiche können auf denselben Datenstand zugreifen, ihre jeweiligen Prozesse koordinieren und effizient zusammenarbeiten. Durch Workflows werden Abstimmungen transparent und revisionssicher dokumentiert.

💡 Das Ergebnis:

Medienbrüche und doppelte Datenpflege entfallen.
Prozesse werden beschleunigt und sicherer.
Vertragsdaten bleiben vollständig, konsistent und nachvollziehbar.
Entscheidungen basieren auf Echtzeitinformationen.

3. Digitale Vertragsverwaltung ‒ Vertragsprozesse abteilungsübergreifend optimieren

Ein gutes Vertragsmanagement betrifft nicht nur die Rechtsabteilung – sondern zahlreiche Bereiche im Unternehmen. Eine leistungsstarke Vertragsmanagement Software für SAP wie CUNO/4 sorgt dafür, dass alle Fachabteilungen effizient zusammenarbeiten können – auf Basis eines durchgängigen, digitalen Systems.

Im Einkauf:

Lieferantenverträge, Wartungsverträge oder Rahmenverträge müssen rechtzeitig erstellt, geprüft und digital archiviert werden. Dank eines SAP Add-ons für Vertragsmanagement wie CUNO/4 lassen sich diese Prozesse nahtlos im SAP-System abbilden – vom Vertragsworkflow über die Vertragserstellung in SAP bis hin zur digitalen Signatur.

In der Finanzabteilung:

Diese profitiert von automatisierten Workflows, um Budgets und Kosten mit den vereinbarten Vertragskonditionen abzugleichen. Durch die enge Integration mit SAP werden Vertragsdaten direkt mit Einkaufs‒, Projekt‒ und Finanzmodulen verknüpft. So lassen sich Vertragsprozesse in SAP automatisieren.

In Recht & Compliance:

Hier liegt der Fokus auf rechtssicheren Inhalten, Fristen und revisionssicherer Archivierung. Eine digitale Vertragslösung für SAP unterstützt bei der Einhaltung interner und externer Vorgaben – mit Dokumentenmanagement, klaren Genehmigungsworkflows und der Möglichkeit, Verträge zu prüfen, freizugeben und zu archivieren – direkt im gewohnten SAP‒Umfeld. Das sorgt für mehr Compliance im Vertragsmanagement und reduziert Risiken.

Im Immobilienmanagement:

Miet‒ und Immobilienverträge werden vollständig digital verwaltet – inklusive Fristenkontrolle, Zahlungszyklen und Vertragslaufzeiten. Durch den Einsatz von einer Vertragsmanagementlösung entfallen manuelle Aufgaben, was nicht nur Zeit spart, sondern auch Fehlerquellen reduziert.

Mit digitaler Vertragsverwaltung in SAP und einer Lösung wie CUNO/4 lassen sich Vertragsprozesse abteilungsübergreifend optimieren. Das Ergebnis: Schnellere Durchlaufzeiten, weniger Medienbrüche und eine konsistente Datenbasis für alle Beteiligten – vom Einkauf bis zur Revision.

4. Typische Fehler bei der Auswahl einer Vertragsmanagementlösung – und wie Sie sie vermeiden

Teamarbeit im Projektmanagement: Zwei Mitarbeiter prüfen einen Kalender und Projektplan auf dem PC.

Viele Unternehmen scheitern bei der Einführung einer Vertragsmanagementlösung an denselben wiederkehrenden Problemen. Diese Fehler verhindern nicht nur die gewünschte Effizienzsteigerung, sondern stehen einer durchgängigen Digitalisierung von Vertragsprozessen im Weg:

🔴 Keine klare Zieldefinition („Wir brauchen irgendwas Digitales“) – ohne klares Ziel ist keine strukturierte Umsetzung möglich.

🔴 Zu viele manuelle Zwischenschritte im Prozess (z. B. Freigaben per E‒Mail) – das erschwert Automatisierung und Nachvollziehbarkeit.

🔴 Nicht integrierte Tools, die parallel gepflegt werden müssen – Systembrüche erhöhen den Aufwand und das Fehlerpotenzial.

🔴 Keine Berücksichtigung der Vertragserfüllung – der Fokus liegt nur auf der Verwaltung, nicht auf der tatsächlichen Leistung.

✅ Besser: Klären Sie frühzeitig, welche Geschäftsprozesse konkret betroffen sind, welche SAP‒Schnittstellen notwendig sind und wie ein effizienter, automatisierter Soll‒Prozess aussehen kann. Nur dann treffen Sie eine fundierte Entscheidung – und wählen die passende Lösung, nicht einfach irgendein Tool.

5. Wann lohnt sich eine spezialisierte Vertargsmanagementlösung wie CUNO/4?

Sobald Verträge nicht mehr manuell verwaltet, sondern in bestehende Prozesse eingebunden werden sollen, lohnt sich eine professionelle Lösung wie CUNO/4 für SAP:

Sie haben viele Verträge mit Fristen, Budgets oder Regelwerken.
Sie benötigen revisionssichere Ablage und automatisierte Workflows.
Sie arbeiten bereits mit SAP – und möchten keine zusätzlichen Tools einführen.
Sie wollen digitale Unterschriftenprozesse, Compliance‒Prüfungen oder Kontrollmechanismen integrieren.

Mit CUNO/4 erhalten Sie nicht nur eine Software, sondern eine SAP‒integrierte Lösung, die sich flexibel an Ihre Prozesse anpasst und mitwächst – ganz ohne Medienbrüche oder Systemwechsel.

6. Digitale Vertragsverwaltung ‒ Der Weg zum erfolgreichen Projektstart

Symbolischer Handschlag zwischen Geschäftspartnern vor Bürokulisse – Zeichen für erfolgreichen Vertragsabschluss.

Ein erfolgreiches Projekt beginnt nicht mit der Softwareauswahl, sondern mit einer Analyse:

Status Quo analysieren: Wie laufen Vertragsprozesse heute?
Ziele definieren: Was soll besser werden? Welche KPIs sollen steigen?
Anforderungen erfassen: Welche Funktionen werden wirklich gebraucht?
Systemumgebung prüfen: Welche Systeme, Schnittstellen, Datenstrukturen sind vorhanden?
Lösung evaluieren: Welche Tools erfüllen die Anforderungen – und wie tief sind sie integrierbar?

💡 Tipp: Führen Sie einen Proof of Concept durch – etwa mit einer Live‒Demo von CUNO/4. So sehen Sie direkt, wie Ihre Anforderungen abgebildet werden können.

7. Fazit digitales Vertragsmanagement: Wer seine Ziele kennt, entscheidet besser

Digitale Vertragsprozesse sind kein Selbstzweck – sie erhöhen Effizienz, Transparenz und rechtliche Sicherheit. Doch dieser Mehrwert entsteht nur, wenn klar ist, was mit einer Vertragsmanagementlösung erreicht werden soll.

Eine integrierte End‒to‒End‒Lösung, die sowohl das Vertragsmanagement als auch die Vertragserfüllung in den Blick nimmt, schafft die Basis für echte Digitalisierung: Prozesse werden automatisiert, manuelle Aufwände reduziert – und alle Fachbereiche profitieren davon.

🎥 Tipp: Werfen Sie dazu auch einen Blick in unser kurzes Video: https://www.youtube.com/watch?v=BEqiX74ALO8